Internkontroll-mal for små bedrifter
Skrevet av Nicolai Bjerknes Slinning, Grunnlegger, Sydera.io Technologies AS. Sist faglig gjennomgått .
En mal er nyttig for å få rekkefølgen riktig, og farlig hvis den blir en utfylt formalitet. Under er strukturen vi anbefaler for en liten virksomhet: åtte korte deler som følger internkontrollforskriften § 5, med det du selv må fylle inn.
Strukturen, del for del
1) Mål for HMS: to–tre setninger om hva dere vil oppnå. 2) Ansvar: hvem har HMS-ansvaret, hvem er verneombud, hvem gjør hva. 3) Kartlegging: hvilke farer og problemer finnes hos dere, med en enkel vurdering av sannsynlighet og konsekvens. 4) Planer og tiltak: hva gjøres, av hvem, innen når. 5) Rutiner for avvik: hvordan noe meldes, hvem følger opp, hva skjer etterpå. 6) Medvirkning: hvordan ansatte er med. 7) Opplæring: hvem har fått hvilken. 8) Gjennomgang: når systemet leses gjennom, og hva som ble endret sist.
Fyll ut med deres egne forhold
Kartleggingen er den delen ingen mal kan gjøre for deg. Gå gjennom en vanlig arbeidsuke og skriv ned hva som kan gå galt — fysisk, organisatorisk og psykososialt. En liste på ti punkter fra deres egen drift er mer verdt enn femti generiske punkter hentet fra en bransje dere ikke er i.
Der maler ofte stopper for tidlig
De fleste maler dekker punkt 1 til 4 godt, og punkt 5 og 8 dårlig. Resultatet er et dokument som beskriver hva dere vil, men ikke hva som skjer når noe avdekkes, og ikke hvordan systemet retter seg selv. Det er de to punktene et tilsyn faktisk kan følge sporet i.
Sjekk resultatet før dere legger det bort
Når malen er fylt ut, les den som en fremmed leser den: finn punktet der ansvaret skifter fra virksomheten til den enkelte, og noter hva som mangler før det punktet. Du kan også laste opp dokumentet og få det lest gjennom av oss.
Slik bruker du malen under
Malen nedenfor er ikke et skjema som skal fylles ut i én omgang. Ta ett punkt per dag i åtte dager, og skriv kort. Sett navn der det står roller, og datoer der det står frister. Når alle åtte punktene har innhold hentet fra deres egen drift, har du et dokument som dekker internkontrollforskriften § 5. Du kan skrive den ut fra siden og fylle den ut på papir, eller kopiere overskriftene inn i deres eget dokument.
Hva som holder for en liten virksomhet
To til ti ansatte, lav risiko: fire til seks sider totalt. Målene korte, ansvaret med navn, kartleggingen på ti punkter fra deres egen arbeidsuke, tiltak med frist, avviksrutinen på ett avsnitt, medvirkning på to setninger, opplæring som en liste, og gjennomgang med dato. Er risikoen høyere — maskiner, kjemikalier, arbeid alene, natt- eller turnusarbeid — utvides kartleggingen og rutinene, ikke målene.
Typiske feil når man bruker mal
Den vanligste er å beholde eksempelteksten. Står det farer i malen som ikke finnes hos dere, sier dokumentet noe usant om virksomheten, og resten mister troverdighet. Den nest vanligste er å fylle ut punkt 1 til 4 og hoppe over 5 og 8 — altså avvik og gjennomgang. Den tredje er å legge dokumentet i en perm etter utfylling. Et internkontrolldokument som ikke er lest siden det ble skrevet, styrer ingenting.
Hva du gjør først
Skriv kartleggingen først, ikke målene. Den er den eneste delen som må komme fra dere, og resten blir enklere når den finnes. Deretter avviksrutinen. Når dokumentet er utfylt, les det som en fremmed leser det, og finn punktet der ansvaret skifter fra virksomheten til den enkelte.
Internkontroll-mal: åtte punkter til utfylling
Følger internkontrollforskriften § 5. Skriv ut siden og fyll ut på papir, eller kopier overskriftene inn i deres eget dokument. Ikke skriv inn helseopplysninger eller navn på enkeltsaker.
1. Mål for HMS
To–tre setninger om hva dere vil oppnå med HMS-arbeidet. Konkret nok til at noen kan se om det skjer.
2. Ansvar og roller
Navn på den som har HMS-ansvaret, verneombud der det kreves, og hvem som gjør hva. Roller uten navn eier ingenting.
3. Kartlegging av farer
Gå gjennom en vanlig arbeidsuke. Skriv ned det som kan gå galt — fysisk, organisatorisk og psykososialt — med en enkel vurdering av sannsynlighet og konsekvens.
4. Planer og tiltak
For hvert punkt i kartleggingen: hva gjøres, av hvem, innen når.
5. Rutiner for avvik
Hvordan noe meldes, hvem som følger opp, hva som skjer etterpå, og hvor det blir notert.
6. Arbeidstakermedvirkning
Hvordan de ansatte er med i innføring og utøvelse av internkontrollen. § 5 krever medvirkning.
7. Opplæring
Hvem har fått hvilken opplæring, og når. Ta med verneombudsopplæring der det er relevant.
8. Gjennomgang av systemet
Dato for neste gjennomgang, hvem som gjennomfører den, og hva som ble endret sist.
Gratis gjennomgang av ett styringsdokument. Vi leser styringslogikken, ikke ansatte. Dokumentet skal ikke inneholde personopplysninger.
Kilder
Ofte stilte spørsmål
- Finnes det en offisiell internkontroll-mal?
- Arbeidstilsynet tilbyr veiledning og hjelpemidler, men ingen mal er bindende. Kravet er innholdet i internkontrollforskriften § 5, ikke et bestemt skjema.
- Holder det å fylle ut en mal?
- Nei. Kartleggingen av farer og rutinene for avvik må gjenspeile deres egen drift, ellers styrer dokumentet ingenting.
- Kan vi bruke malen som vår internkontroll?
- Malen er et utgangspunkt. Den blir deres internkontroll først når punktene er fylt ut med egen risiko, egne roller og egne rutiner — og når det finnes spor av at den brukes.
- Hva bør fylles ut først?
- Avviksrutinen og gjennomgangsdatoen. Det er de to punktene som oftest mangler, og de som raskest viser at systemet er i bruk.