Policy Scan Enterprise · For konsern
Vi leser styringsdokumentene konsernet allerede har publisert, og viser hvor policyen blir til rutine og handling, og hvor den stopper.
Vi leser bare publiserte dokumenter eller dokumenter dere selv sender. Vi ser ikke interne dokumenter og trekker ingen konklusjoner om intern praksis. Briefen er ikke en juridisk vurdering, en revisjonsuttalelse eller en sertifisering.
Jeg har lest videre i de publiserte dokumentene deres. Denne gangen fant jeg en innkjøpspolicy. Her står det hvem som følger opp leverandørene, hvilke krav som gjelder, og når ledelsen ser på dem igjen. Ja, det kan jeg bygge etter. Så åpnet jeg HMS-policyen. Her står det at lederen følger opp ved behov. Jeg lurer på hvilken rutine lederen skal bruke. Den kan godt ligge et annet sted. Da trenger tegningen en henvisning. Kanskje innkjøpspolicyen allerede har en struktur som kan brukes her også. Det er et spørsmål dere kan undersøke i eget konsern. Jeg begynte med dokumentene som lå åpne.
Store virksomheter i Norge dokumenterer mye, og ofte grundig: årsrapporter, bærekraftsrapporter, HMS-erklæringer og konsernpolicyer, med eierskap og ansvar beskrevet. For de fleste trengs det ikke et nytt system. Styringssystemet finnes allerede.
Spørsmålet vi stiller er hvor policyen stopper før den blir til rutine og handling. Der det skjer, flyttes oppfølgingen ofte over på linjelederen og den enkelte medarbeideren. Det kan gi unødvendig behandling av helseopplysninger etter GDPR art. 5, 6 og 9. Revisjonen av ISO 45001 og rapporteringen etter ESRS S1 gjør spørsmålet mer aktuelt.
Vi leser styringssystemet. Derfor starter vi med dokumentene konsernet allerede har publisert.
Jeg leste policyen som ligger på nettstedet. Den sier hvem som har ansvar. Jeg fant ingen henvisning til rutinen de skal bruke. Det kan stå i en annen mappe. Kanskje dere allerede har løst det. Derfor skriver jeg et spørsmål: Hvilken rutine gjelder, og hvem eier den? Dere kan svare med det dere har internt. Svaret kan bekrefte at ordningen er dekket. Det kan også vise hvor teksten bør bli tydeligere, eller hvor noe må undersøkes videre. Slik begynner en Executive Brief. Med det som kan leses, og spørsmål menneskene som kjenner virksomheten kan besvare.
Syntetisk eksempel
Konsern X er en syntetisk konsernprofil, satt sammen av mønstre fra referansepunktet på 65 analyserte virksomheter.
Briefen er en dokumentbasert første vurdering.
Metoden
01
Kildene
Årsrapporter, bærekraftsrapporter, HMS-erklæringer, likestillingsredegjørelser, etiske retningslinjer og publiserte konsernpolicyer. Dokumenter virksomhetene selv har publisert for investorer, ansatte, kunder, leverandører og myndigheter.
02
Referansepunktet
Den samme lesingen er gjort for 65 virksomheter med betydelig arbeidsstyrke i Norge, på 20 indikatorer i fire dimensjoner. Sammenligningen navngir og rangerer ingen. Metoden står i rapporten «Kravet som vender innover».
03
Regelverket
Vi leser mot arbeidsmiljøloven §§ 3-1 og 4-1, internkontrollforskriften § 5 og ESRS S1 (egen arbeidsstyrke), og følger den pågående revisjonen av ISO 45001.
04
Personvern
Metoden er designet for å redusere behovet for å behandle helseopplysninger. Opplastede dokumenter kontrolleres for personopplysninger før de leses. Kontrollen kan ikke garantere alt, så innsender er ansvarlig for å sende bare godkjente styringsdokumenter.
Rutinen sier at vi skal følge opp om ordningen fungerer. Jeg begynner med hylla. Den er snart tom. Det er nyttig å vite for den som fyller på. Et annet skjema vil også ha klokkeslett og arbeidssted for hvert uttak. Sammen med en vaktliste kan det gjøre en person gjenkjennelig. Da spør jeg hva opplysningene skal brukes til. For påfyll kan det være nok å vite at hylla trenger mer. Før dere velger løsning, avklar hva som lagres, hvem som får se det, og når det slettes. Datagrensen må gjelde hele ordningen, også opplysningene hos leverandøren.
Hva dere får
Tre steder å avklare
Tre steder der dokumentene stopper før noe skjer, med henvisning til kravet.
Seks spørsmål
Seks åpne spørsmål konsernet kan avklare internt.
Referansepunktet
Hvordan dokumentene står seg mot de 65 virksomhetene, uten rangering.
Mulig neste steg
Ett forslag til hva som kan gjøres først.
Vi trekker ingen konklusjoner om intern praksis. Svarene på spørsmålene avgjør om det er verdt en videre samtale. Valget er deres.
Grunnlaget
Rapporten beskriver metoden, utvalget på 65 virksomheter og mønstrene vi fant. Den er åpen og kan lastes ned uten e-post.
01
Executive Brief
Kostnadsfri. Bygget på publiserte kilder eller dokumenter dere velger å sende.
02
Policy Scan Enterprise
Hele styringsverket, med utkast til policy og rutiner, evidensregister og underlag til styresak. Pris etter avtale.
03
Policy Live
Avtalt oppfølging som holder policygrunnlaget oppdatert når lov og standarder endres. Omfanget og prisen avtales.
Rutinen har fått en eier. Vi har skrevet hva som skal skje, og når den skal gjennomgås. Jeg setter dato på tegningen. Så går det litt tid. Et arbeidssted endrer skift. Den ansvarlige får en ny rolle. En standard blir oppdatert. Tegningen trenger et nytt blikk. Policy Scan gir et grunnlag å arbeide videre med. Policy Live er oppfølgingen som holder policygrunnlaget oppdatert når lov og standarder endres. Dere avtaler hva oppfølgingen skal omfatte. Hos dere må noen fortsatt vurdere endringene og følge opp beslutningene. Jeg setter av plass til neste dato også.
To korte filmer om ordninger fra veilederen: hvem som har ansvaret på kveldsskiftet, og tre spørsmål til et rolig rom.
I rutinen står det at produkter skal være tilgjengelige. På tegningen har jeg satt inn en hylle. Nå må jeg vite hvem som fyller den. På dagtid har vi en ansvarlig. Kveldsskiftet starter etter at den personen har gått hjem. Hylla har visst lengre arbeidstid enn eieren sin. Vi legger inn en stedfortreder og en enkel beskjed når det trengs påfyll. Så sjekker vi neste skift også. I et konsern må den samme avklaringen nå fram til hvert arbeidssted. Finn én ordning hos dere. Hvem har ansvaret når den vanlige ansvarlige er borte?
Policyen sier at det finnes et rolig rom. Jeg tegner inn rommet og stiller tre spørsmål. Først: Hvem kan bruke det, og på hvilke skift? Det er dekning. Så: Blir rommet brukt? Det kan undersøkes på et nivå dere har vurdert som forsvarlig. Til slutt: Hva står i veien? Kanskje nøkkelen ligger hos en leder som har gått hjem. Det er friksjon. Nå har vi noe konkret å forbedre. Ordningskartet samler eksisterende ordninger etter dekning, bruk og friksjon. Begynn gjerne med ett rom. Avklar tilgangen sammen med dem som bruker arbeidsplassen, og bestem når dere sjekker igjen.
Velg hvilke kilder briefen skal bygge på. Det er kostnadsfritt og forplikter ikke til noe.
Be om en brief for eget konsernEller skriv til hello@sydera.io.