Hva som bør foreligge skriftlig — og hvordan du tester det
Skrevet av Nicolai Bjerknes Slinning, Grunnlegger, Sydera.io Technologies AS · arbeidsgruppeekspert i ISO/TC 283/WG 6 og WG 10, oppnevnt av Standard Norge · medlem av SN/K 551. Sist faglig gjennomgått .
En sjekkliste hjelper bare hvis den tester om dokumentet styrer noe, ikke bare om det finnes. Her er punktene som pleier å bli etterspurt i et ledelsessystem for arbeidsmiljø, hva som er godt nok, og de fire spørsmålene som avgjør om teksten holder.
Punktene som pleier å bli etterspurt
Mål for arbeidsmiljøet. Oversikt over organisasjon, ansvar, oppgaver og myndighet. Kartlegging av farer og risikovurdering, psykososiale forhold inkludert. Planer og tiltak som følger av kartleggingen. Rutiner for å melde, rette opp og forebygge avvik. Systematisk overvåking og gjennomgang av systemet selv. Dokumentert medvirkning fra arbeidstakerne. Der virksomheten har et sertifikat, kommer sertifiseringsstandardens egne dokumentasjonskrav i tillegg.
De fire spørsmålene som avgjør
For hvert dokument: Hvem eier dette med navn på rollen? Hva utløser handlingen — skjer noe av seg selv, eller først når en person tar initiativ og forklarer seg? Hvor blir det spor når noe skjer? Og når ble teksten sist gjennomgått, med notat om hva som ble endret? Et dokument som svarer på alle fire styrer noe. Et dokument som svarer på ingen, beskriver hensikter.
Personvernkontrollen i samme gjennomgang
Les hvert dokument også med dette spørsmålet: krever teksten at noen registrerer noe om en persons helse for at ordningen skal virke? Er svaret ja, er det verdt å se om tiltaket kan flyttes til systemnivå, der ingen må oppgi noe om seg selv. Sjekk samtidig om skjemaer har åpne fritekstfelt uten grense, og om det står hvem som har tilgang og hvor lenge noe lagres.
Hva som er godt nok for en liten virksomhet
Fire til seks sider pluss noen få rutiner kan dekke det som kreves skriftlig. Mål kan være tre setninger. Ansvar kan være en tabell med navn. Kartleggingen kan være tolv punkter hentet fra deres egen arbeidsuke. Avviksrutinen kan være ett avsnitt med melding, oppfølging og lukking. Det korte som er sant, styrer mer enn det lange som er generisk.
De vanligste hullene
Avviksrutinen mangler lukkingen. Gjennomgangen mangler dato. Ansvaret er skrevet til «ledelsen». Psykososiale forhold står som en intensjon uten en ordning bak. Og dokumentet er hentet fra en annen bransje, så farene som beskrives finnes ikke hos dem.
Test ett dokument gratis
Send ett styringsdokument. Vi leser det mot relevante lovkrav og gir inntil tre forbedringsområder med ett forslag til omskriving. For hele styringssystemet som helhet finnes Sydera HMS-gjennomgang, som tester dokumentene som én sammenheng mot kontrollpunkter med klausul og dato, uten personopplysninger.
Gratis gjennomgang av ett styringsdokument. Vi leser dokumentet, aldri ansatte. Dokumentet skal ikke inneholde personopplysninger.
Kilder
Ofte stilte spørsmål
- Hvor mye dokumentasjon er nok?
- Nok til at en utenforstående kan lese hva som er bestemt, hvem som eier det, hvordan det utløses og hva som ble endret sist. Omfanget følger risiko og størrelse, ikke ambisjonsnivå.
- Trenger vi et eget dokument for psykososialt arbeidsmiljø?
- Nei. Det hører inn i det samme systemet som resten av arbeidsmiljøarbeidet. Et parallelt dokument gir to versjoner av samme sannhet.
- Holder det å ha rutinene i et digitalt system?
- Ja, formen er fri så lenge innholdet kan hentes fram og leses. Det som teller er at ansvar, utløsning, avvik og gjennomgang finnes og etterlater spor.
- Hvor ofte skal systemet gjennomgås?
- Ved vesentlige endringer, og ellers minst én gang i året. Det viktigste er at gjennomgangen etterlater et notat om hva som ble endret.
- Kan vi bruke en mal fra nettet?
- Som utgangspunkt for strukturen, ja. Men en mal beskriver en annen virksomhets risiko. Punktene må skrives om til deres egen arbeidsuke, ellers styrer dokumentet ingenting.