Systematisk HMS-arbeid
Skrevet av Nicolai Bjerknes Slinning, Grunnlegger, Sydera.io Technologies AS. Sist faglig gjennomgått .
Systematisk HMS-arbeid handler om at helse, miljø og sikkerhet er noe virksomheten styrer i forkant, før noe har skjedd. Internkontrollforskriften § 5 beskriver hva som skal dokumenteres skriftlig: mål, ansvar, kartlegging av risiko, planer og tiltak, og rutiner for avvik og gjennomgang. Denne guiden ser på hva de kravene betyr for selve styringsdokumentet, og hvor et dokument typisk starter for sent.
Det skriftlige kravet: internkontrollforskriften § 5
Internkontrollforskriften § 5 lister opp hva som skal foreligge skriftlig: mål for HMS, hvordan ansvar og oppgaver er fordelt, kartlegging av farer og problemer med tilhørende risikovurdering, planer og tiltak, rutiner for å avdekke og rette opp regelbrudd, og systematisk overvåking og gjennomgang av selve internkontrollen. § 5 krever også at arbeidstakerne medvirker i arbeidet med å innføre og utøve internkontrollen. Rekkefølgen er ikke tilfeldig: den beskriver en kjede fra mål til handling til læring. Når ett ledd ikke er beskrevet i dokumentet, faller kjeden ned på enkeltpersoners initiativ.
Der papiret og praksis skiller lag
En HMS-håndbok kan inneholde alle overskriftene og likevel beskrive en praksis som først utløses når en ansatt tar initiativ til en sak. Da er dokumentet reaktivt i formen selv om målene er proaktive. Tre spørsmål avdekker dette: Hva må skje før noe skjer? Hvem må ta initiativ? Og hvilke behov er dekket som standard, uten at noen må spørre etter dem?
Fra dokument til rutine til handling
Håndboken sier hva bedriften har bestemt. Rutinen sier hvordan det skal gjøres. Systematikk er at de henger sammen, og at det som skjer etterlater spor som kan gjennomgås. Uten det siste leddet blir årlig gjennomgang en formalitet. Kontrollpunktbiblioteket vårt viser hvilke spørsmål vi bruker for å lese dette ut av et styringsdokument.
Slik kommer du i gang med gjennomgangen
Start med dokumentet dere allerede har. Les det som en fremmed leser det: finn punktet der ansvaret skifter fra virksomheten til den enkelte, og noter hva som burde stått før det punktet. Du kan også laste opp HMS-håndboken og få den lest gjennom av oss.
Veilederen er åpen på nett og som PDF. Executive Brief bygges bare på publiserte kilder.
Kilder
Ofte stilte spørsmål
- Hva er systematisk HMS-arbeid?
- Å styre helse, miljø og sikkerhet gjennom faste mål, ansvarsfordeling, risikokartlegging, planer, avvikshåndtering og jevnlig gjennomgang, beskrevet skriftlig slik internkontrollforskriften § 5 legger opp til.
- Hva må dokumenteres skriftlig?
- Internkontrollforskriften § 5 nevner mål, ansvar og oppgaver, kartlegging av farer med risikovurdering, planer og tiltak, rutiner for avdekking og retting av regelbrudd, og systematisk overvåking og gjennomgang.
- Hvor ofte bør HMS-håndboken gjennomgås?
- Ved vesentlige endringer i drift, risiko eller organisering. Minst én gang i året er vanlig praksis.