Skriv ned avtalen
og la resten være privat.
Dataminimering betyr å begrense opplysningene til det dere trenger for oppgaven. Et oppfølgingsnotat skal hjelpe dere å gjennomføre tiltakene.
«Behov nå: kunne veksle mellom sittende og stående oppgaver. Vi prøver en annen oppgavefordeling. Arbeidsleder ordner dette. Ny samtale fredag for å se om det fungerer.»
Avklar først hva dere trenger å dokumentere og har lovlig grunnlag for. Noter deretter nødvendig funksjonsinformasjon, tiltak, ansvar og tidspunkt for oppfølging. Skill medarbeiderens beskrivelse fra det dere har avtalt. Gå gjennom notatet sammen.
Hold notatet til avtalen.
Diagnoser, medisiner, behandlingsdetaljer og intime historier holdes utenfor, også når de ble nevnt i samtalen. Egne medisinske gjetninger, rykter og irrelevante privatdetaljer hører ikke hjemme i notatet.
Dette gjelder også i et notatark på datamaskinen, en e-post eller et HR- eller HMS-system. Systemets navn gjør ikke opplysningene nødvendige.
Opplysninger om funksjon og arbeidsevne kan røpe helse. Bruk virksomhetens godkjente løsning for slik oppfølging, begrens tilgangen til dem som trenger den, og ha en avklart frist eller regel for lagring. Alt ligger i den godkjente løsningen, uten private kopier ved siden av.
GDPR artikkel 9 gir helseopplysninger ekstra vern. Nødvendig dokumentasjon av tilrettelegging kan likevel være lovlig. Virksomheten må avklare både behandlingsgrunnlag etter artikkel 6 og et relevant unntak etter artikkel 9, samt nødvendighet og sikker håndtering. At noe blir fortalt frivillig, er ikke i seg selv samtykke til lagring og deling.
Datatilsynet om personalmappe → · Helseopplysninger og unntak →